Bezpapierová dokumentácia plne automatizovaná

Po 42 týždňoch intenzívnej prípravy vo štvrtok, 14. augusta, spustila spoločnosť U. S. Steel Košice do ostrej prevádzky systém EDMS III (Electronic Document Management System). Najnovšia verzia elektronického riadenia dokumentácie doplnila doteraz používané moduly EDMS I z roku 2004 a EDMS II z roku 2006.

"EDMS III užívateľom prináša väčší komfort pri práci s dokumentáciou," ozrejmila výhody nového systému riaditeľka QMS U. S. Steel Košice a členka riadiaceho tímu realizácie projektu Eva Molnárová. "Kým stará pyramída pracovala v manuálnom režime, slúžila iba na prehľadávanie dokumentácie a ručné vkladanie údajov, v novom systéme je práca s dokumentáciou, počnúc návrhom, cez pripomienkovanie, autorizáciu, až po uloženie, plne automatizovaná. Systém je prehľadnejší a vyhľadávanie jednoduchšie."

Orientácia v dokumentácii (obsah tvorí 8 tisíc dokumentov v 32 tisíc súboroch, vrátane príloh) aj napriek novej vizualizácii systému, by pre človeka zbehlého v práci s počítačom nemala byť problémom. "Užitočnou pomôckou pre každého je e-learningové školenie, ktoré je k dispozícii na intranete. V každom divíznom závode a úseku spoločnosti sú tiež menovaní úsekoví správcovia (spravidla sú to zmocnenci pre kvalitu), ktorí v prípade nejasností pomôžu," informoval vedúci oddelenia riadenie dokumentácie útvaru Riaditeľky QMS Marián Števko. "V uplynulých mesiacoch absolvovali špeciálne vzdelávanie a sú pripravení užívateľom poradiť. Zoznam správcov možno nájsť rovnako na intranete. Špeciálne školenie mali aj gestori dokumentácie, ktorí sú zodpovední za správnosť obsahu jednotlivých dokumentov, v prípade požiadavky novelizovať dokument za vloženie potrebných údajov a spustenie procesu."

Vzdelávanie správcov a gestorov zabezpečoval úsek ľudských zdrojov. V prípade nejasností môžu klienti, uviedol M. Števko, kontaktovať aj útvar Riaditeľky QMS.

Projekt na bezpapierové riadenie dokumentácie, špeciálne podľa požiadaviek U. S. Steel Košice, navrhla a realizovala spoločnosť IBM Slovensko, s.r.o. Realizačný tím oceliarskej spoločnosti - Ľubomír Kvaska, Traci L. Vaughan, Gabriel Bardiovský, Robert Kennedy, Eva Molnárová - pracoval pod vedením viceprezidenta pre ľudské zdroje Martina Pitoráka. Manažérkou projektu bola Lucia Vaňová z BSC - Europe.

Snahou je tento jedinečný projekt, podľa finančných možností, v budúcnosti ďalej skvalitňovať. "Radi by sme doň zapojili dcérske spoločnosti U. S. Steel Košice a tiež chceme pokračovať v zjednodušovaní práce užívateľov a gestorov. Bonusom pre všetkých zamestnancov bude na minimum eliminovaná dokumentácia v papierovej podobe," dodala E. Molnárová. Úspora sa prejaví aj vo finančnej podobe a v krátkej návratnosti investície.